Como escrever um relatório comercial para alunos de inglês

Se você deseja aprender a escrever um relatório de negócios em inglês, siga estas dicas e use o exemplo de relatório como um modelo para basear seu próprio relatório de negócios. Antes de tudo, os relatórios de negócios fornecem informações importantes para o gerenciamento oportuno e factual. Aprendentes de inglês a elaboração de relatórios comerciais precisa garantir que o idioma seja preciso e conciso. O estilo de redação usado nos relatórios comerciais deve apresentar informações sem opiniões fortes, mas o mais direto e preciso possível. Idioma de vinculação deve ser usado para conectar idéias e seções do relatório comercial. Este exemplo de relatório comercial apresenta os quatro elementos essenciais que cada relatório comercial deve incluir:

• Termos de referencia

Os termos de referência se referem aos termos nos quais o relatório comercial é gravado.

• Procedimento

O procedimento descreve o método usado para coletar dados para o relatório.

• Constatações

As descobertas descrevem os dados ou outras informações importantes que o relatório produziu.

• Conclusões

As conclusões são tiradas das conclusões que fornecem razões para recomendações.

• Recomendações

As recomendações são sugestões específicas feitas com base nas conclusões do relatório.

Leia o pequeno exemplo de relatório comercial e siga as dicas abaixo. Os professores podem imprimir esses exemplos para uso em sala de aula nas lições usando som estratégias de ensino de escrita.

Termos de referencia

Margaret Anderson, Diretora de Pessoal, solicitou este relatório sobre a satisfação dos benefícios dos funcionários. O relatório deveria ser apresentado a ela em 28 de junho.

Procedimento

Uma seleção representativa de 15% de todos os funcionários foi entrevistada no período entre 1 e 15 de abril, referente a:

1. Satisfação geral com nosso pacote de benefícios atual
2. Problemas encontrados ao lidar com o departamento de pessoal
3. Sugestões para o aprimoramento das políticas de comunicação
4. Problemas encontrados ao lidar com nossa HMO

Constatações

1. Os funcionários geralmente estavam satisfeitos com o atual pacote de benefícios.
2. Alguns problemas foram encontrados ao solicitar férias devido ao que é percebido como longos períodos de espera de aprovação.
3. Funcionários mais velhos repetidamente tiveram problemas com os procedimentos de medicamentos prescritos por HMO.
4. Os funcionários entre 22 e 30 anos relatam alguns problemas com o plano de saúde.
5. A maioria dos funcionários reclama da falta de seguro odontológico em nosso pacote de benefícios.
6. A sugestão mais comum de melhoria foi a capacidade de processar solicitações de benefícios on-line.

Conclusões

1. Os funcionários mais velhos, com mais de 50 anos, estão tendo sérios problemas com a capacidade da nossa HMO de fornecer medicamentos controlados.
2. Nosso sistema de solicitação de benefícios precisa ser revisado, como a maioria das reclamações relacionadas ao processamento interno.
3. As melhorias precisam ocorrer no tempo de resposta do departamento de pessoal.
4. As melhorias na tecnologia da informação devem ser consideradas à medida que os funcionários se tornam mais experientes em termos tecnológicos.

Recomendações

1. Encontre-se com representantes da OMM para discutir a natureza séria das reclamações relacionadas aos benefícios dos medicamentos prescritos para os funcionários mais velhos.
2. Dê prioridade ao tempo de resposta da solicitação de férias, pois os funcionários precisam de uma aprovação mais rápida para poder planejar suas férias.
3. Não tome ações especiais para o pacote de benefícios dos funcionários mais jovens.
4. Discuta a possibilidade de adicionar um sistema de solicitações de benefícios on-line à Intranet da empresa.

• Um relatório é dividido em quatro áreas:
  • Termos de referencia- Esta seção fornece informações básicas sobre o motivo do relatório. Geralmente inclui a pessoa que solicita o relatório.
  • Procedimento- O procedimento fornece as etapas exatas e os métodos usados ​​para o relatório.
  • Constatações- Os resultados apontam descobertas feitas durante o curso da investigação do relatório.
  • Conclusões- As conclusões fornecem conclusões lógicas com base nos resultados.
  • Recomendações- As recomendações indicam as ações que o redator do relatório sente que precisam ser tomadas com base nas descobertas e conclusões.
• Os relatórios devem ser concisos e factuais. As opiniões são dadas na seção "conclusões". No entanto, essas opiniões devem se basear nos fatos apresentados nas "descobertas".
• Usar tempos simples (geralmente o presente simples) para expressar fatos.
• Use o Forma imperativa (Discuta a possibilidade..., Dê prioridade..., etc.) na seção "recomendações", pois elas se aplicam à empresa como um todo.

Continue aprendendo sobre outros tipos de documentos comerciais usando estes recursos:

Memorandos
O email
Introdução à elaboração de planos de negócios

Os memorandos de negócios são gravados em um escritório inteiro. Ao escrever memorandos de negócios, marque claramente para quem o memorando se destina, o motivo para escrever o memorando e quem está escrevendo o memorando. Os memorandos tendem a informar os colegas sobre as mudanças no escritório e nos procedimentos aplicáveis ​​a um grande grupo de pessoas. Eles geralmente fornecem instruções usando a voz imperativa. Aqui está um exemplo de memorando com pontos importantes a serem usados ​​quando escrevendo negócios memorandos em inglês.

Memorando de exemplo

De: Gerenciamento

Para: Equipe de vendas da área noroeste

RÉ: Novo sistema de relatórios mensais

Gostaríamos de analisar rapidamente algumas das alterações no novo sistema de relatórios de vendas mensais que discutimos na reunião especial de segunda-feira. Antes de mais, gostaríamos de enfatizar mais uma vez que esse novo sistema economizará muito tempo ao relatar vendas futuras. Entendemos que você tem preocupações quanto ao tempo necessário inicialmente para inserir os dados do cliente. Apesar desse esforço inicial, estamos confiantes de que em breve todos vocês aproveitarão os benefícios desse novo sistema.

Aqui está uma olhada no procedimento que você precisará seguir para concluir a lista de clientes da sua área:

1. Faça logon no site da empresa em http://www.picklesandmore.com
2. Digite seu ID de usuário e senha. Estes serão emitidos na próxima semana.
3. Depois de fazer o logon, clique em "Novo cliente".
4. Digite as informações apropriadas do cliente.
5. Repita as etapas 3 e 4 até ter inserido todos os seus clientes.
6. Depois que essas informações forem inseridas, selecione "Fazer pedido".
7. Escolha o cliente na lista suspensa "Clientes".
8. Escolha os produtos na lista suspensa "Produtos".
9. Escolha as especificações de remessa na lista suspensa "Remessa".
10. Clique no botão "Process Order".

Como você pode ver, depois de inserir as informações apropriadas do cliente, o processamento de pedidos não exigirá NENHUMA papelada da sua parte.

Obrigado a todos por sua ajuda na implementação deste novo sistema.

Cumprimentos,

Gestão

• Use a seguinte estrutura para iniciar um memorando:MEMORANDO
  De: (pessoa ou grupo que está enviando o memorando)
  Para: (pessoa ou grupo a quem o memorando é endereçado)
  RÉ: (o assunto do memorando, este deve estar em negrito)
• O termo "memorando" pode ser usado em vez de "memorando".
• Um memorando geralmente não é tão formal quanto um escrito carta. No entanto, certamente não é tão informal como uma carta pessoal.
• O tom de um memorando é geralmente amigável, pois é uma comunicação entre colegas.
• Mantenha o memorando conciso e direto ao ponto.
• Se necessário, introduza o motivo da nota com um parágrafo curto.
• Use marcadores para explicar as etapas mais importantes de um processo.
• Use um pequeno agradecimento para terminar o memorando. Isso não precisa ser tão formal quanto em uma carta escrita.

Relatórios
Memorandos
O email
Introdução à elaboração de planos de negócios

Para aprender a escrever um email comercial, lembre-se do seguinte: Geralmente, os emails comerciais são menos formais do que cartas comerciais. Os e-mails comerciais gravados para colegas geralmente são diretos e solicitam que ações específicas sejam tomadas. É importante manter os e-mails comerciais curtos, pois quanto mais fácil responder a um e-mail, maior a probabilidade de um contato comercial responder rapidamente.

Exemplo 1: Formal

O primeiro exemplo mostra como escrever um email comercial formal. Observe o "Olá" menos formal na saudação combinado com um estilo mais formal no email real.

Olá,

Li no seu site que você oferece cópias de CD de música para grandes quantidades de CDs. Eu gostaria de saber sobre os procedimentos envolvidos nesses serviços. Os arquivos são transferidos on-line ou os títulos são enviados por CD a você por correio comum? Quanto tempo normalmente leva para produzir aproximadamente 500 cópias? Existe algum desconto em uma quantidade tão grande?

Obrigado por responder às minhas perguntas. Aguardo sua resposta.

Jack Finley
Gerente de vendas, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498

Exemplo 2: Informal

O segundo exemplo mostra como escrever um email informal. Observe o tom mais conversacional em todo o email. É como se o escritor estivesse falando ao telefone.

Em 16.22 01/07 +0000, você escreveu:

> Ouvi dizer que você está trabalhando na conta Smith. Se você precisar de alguma informação, não hesite em entrar em contato comigo.

Olá Tom,

Escute, estamos trabalhando na conta Smith e fiquei pensando se você poderia me dar uma mão? Preciso de algumas informações privilegiadas sobre desenvolvimentos recentes por lá. Você acha que poderia passar qualquer informação que possa ter?

obrigado

Pedro

Peter Thompsen
Gerente de Contas, Contabilidade Tri-State
(698) 345 - 7843

Exemplo 3: Muito Informal

No terceiro exemplo, você pode ver um email muito informal, muito semelhante ao envio de mensagens de texto. Use esse tipo de email apenas com colegas com quem você tem um relacionamento próximo.

Em 11,22 01/12 +0000, você escreveu:

> Gostaria de sugerir uma empresa de consultoria.

Que tal Smith e Filhos?

KB

• O email é muito menos formal do que uma carta escrita. Os e-mails geralmente são curtos e concisos.
• Se você está escrevendo para alguém que não conhece, um simples "Olá" é adequado. Usando um saudação como "Caro Sr. Smith", é muito formal.
• Ao escrever para alguém que você conhece bem, fique à vontade para escrever como se estivesse falando com ela.
• Use formas verbais abreviadas (Ele é, nós somos, ele é, etc.)
• Inclua um número de telefone na assinatura do email. Isso dará ao destinatário a chance de telefonar, se necessário.
• Não é necessário incluir seu endereço de email, pois o destinatário pode apenas responder ao email.
• Ao responder, elimine todas as informações que não são necessárias. Deixe apenas as seções de texto relacionadas à sua resposta. Isso economizará o tempo do leitor ao ler seu email.

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