Organizando seus arquivos de genealogia

Pilhas de cópias de registros antigos, impressões de sites de genealogiae cartas de colegas pesquisadores de genealogia estão sentadas em pilhas em cima da mesa, em caixas e até no chão. Alguns até se misturam com as contas e os papéis escolares de seus filhos. Seus documentos podem não estar completamente desorganizados - se você for solicitado algo específico, provavelmente poderá encontrá-lo, mas definitivamente não é um sistema de arquivamento que você descreveria como eficiente.

Acredite ou não, a solução é tão simples quanto encontrar um sistema organizacional que atenda às suas necessidades e hábitos de pesquisa e depois fazê-lo funcionar. Pode não ser tão simples quanto parece, mas é factível e, em última análise, ajudará a impedir que você gire as rodas e duplique a pesquisa.

Pergunte a um grupo de genealogistas como eles organizam seus arquivos e é provável que você obtenha tantas respostas diferentes quanto os genealogistas. Existem vários sistemas populares de organização genealógica, incluindo pastas, blocos de anotações, arquivos, etc., mas realmente não existe um sistema individual que seja "melhor" ou "corrigir." Todos pensamos e nos comportamos de maneira diferente. Portanto, a consideração mais importante na configuração do seu sistema de arquivamento é que ele deve se adequar ao seu estilo. O melhor sistema de organização é sempre o que você usará.

À medida que seu projeto de genealogia progride, você encontrará vários documentos em papel para arquivar para cada indivíduo pesquisado - registros de nascimento, registros censitários, artigos de jornal, testamentos, correspondência com colegas pesquisadores, impressões de sites, etc. O truque é desenvolver um sistema de arquivamento que permita colocar facilmente os dedos em qualquer um desses documentos a qualquer momento.

Os sistemas de arquivamento genealógico comumente usados ​​incluem:

• Por sobrenome: Todos os documentos para um sobrenome individual são arquivados juntos.
• Por casal ou família: Todos os documentos relacionados a marido e mulher ou unidade familiar são arquivados juntos.
• Por Linhagem Familiar: Todos os trabalhos relacionados a uma linhagem familiar específica são arquivados juntos. Muitos genealogistas começam começando com quatro dessas linhas ancestrais - uma para cada um de seus avós.
• Por evento: Todos os trabalhos relacionados a um tipo de evento específico (por exemplo, nascimento, casamento, Censo, etc.) são arquivados juntos.

A partir de qualquer um dos quatro sistemas mencionados acima, você poderá organizar ainda mais seus documentos nas seguintes categorias:

• Por localização: Os documentos são primeiro agrupados por um dos quatro sistemas de arquivamento genealógico listados acima e, posteriormente, discriminados por país, estado, município ou cidade para refletir a migração de seus antepassados. Por exemplo, se você escolher o Método Sobrenome, primeiro agrupe todos os ancestrais do CRISP e em seguida, divida as pilhas nos CRISPs da Inglaterra, nos CRISPs da Carolina do Norte e no Tennessee CRISPs.
• Por tipo de registro: Os artigos são primeiro agrupados por um dos quatro sistemas de arquivamento genealógico listados acima e depois discriminados por tipo de registro (ou seja, registros de nascimento, registros de censo, vontadesetc.).

O primeiro passo para iniciar um sistema organizacional é decidir sobre a forma física básica para o seu arquivamento (pilhas não contam!) - pastas de arquivos, notebooks, fichários ou discos de computador.

• Armário de arquivo e pastas de arquivos: As pastas de arquivos, provavelmente a ferramenta organizacional mais popular para os genealogistas, são baratas, muito portáteis e mantêm facilmente papéis de diferentes formas e tamanhos. Quando descartadas, no entanto, as pastas de arquivos podem se tornar uma bagunça - com papéis jogados fora de ordem e possivelmente extraviados. As pastas de arquivos facilitam a consulta dos documentos, mas você deve ser cuidadoso ao garantir que o papel seja devolvido de onde veio. Depois de gerar muito papel, no entanto, o sistema de pastas de arquivos é o mais flexível e expansível.
• Pastas: Se você é alguém que realmente gosta de manter as coisas em um só lugar, organizar seus dados de genealogia impressos em pastas pode ser uma boa opção para você. Esse método padroniza seus registros genealógicos em um formato de papel de tamanho regular. Os documentos que você não deseja perfurar com três furos podem ser adicionados às mangas de polipropileno. Os aglutinantes são portáteis e não requerem um armário de arquivos; no entanto, se você fizer muitas pesquisas genealógicas, poderá descobrir que os aglutinantes acabam se tornando muito pesados ​​por conta própria.
• Discos, CDs e DVDs de computador:Transcrição ou digitalizar documentos genealógicos para o computador pode economizar bastante espaço, e os sistemas organizacionais computadorizados podem acelerar muito as tarefas tediosas, como classificação e referência cruzada. A qualidade do CD-ROM também melhorou bastante, supostamente durando indefinidamente sob condições adequadas de armazenamento. Mas, seus descendentes daqui a 100 anos ou mais terão um computador que os possa ler? Se você optar por usar o computador como seu sistema organizacional principal, considere também fazer e preservar cópias ou impressões de documentos importantes.

Depois de começar a organizar sua bagunça genealógica, você provavelmente descobrirá que uma combinação de métodos de armazenamento funciona melhor. Algumas pessoas, por exemplo, usam ligantes para organizar pastas de arquivos e família "comprovadas" para pesquisas diversas sobre conexões não comprovadas, pesquisas de vizinhança ou localidade e correspondência. É importante ter em mente que a organização é e sempre será um trabalho em andamento.

Para configurar e usar pastas de arquivos para organizar seus registros genealógicos, você precisará dos seguintes suprimentos básicos:

1. Armário de arquivo ou caixas de arquivo com tampas. As caixas precisam ser fortes, de preferência de plástico, com sulcos internos horizontais ou ranhuras para arquivos suspensos em tamanho carta.
2. Pastas de arquivo suspensas coloridas, tamanho carta em azul, verde, vermelho e amarelo. Procure por aqueles com abas grandes. Você também pode economizar um pouco de dinheiro comprando pastas de arquivo suspensas em verde padrão e usando etiquetas coloridas para o código de cores.
3. Pastas de Manila. Elas devem ter guias um pouco menores que as pastas de arquivos suspensas e devem ter partes superiores reforçadas para durar com o uso intenso.
4. Canetas. Para obter melhores resultados, use uma caneta com ponta ultra fina, ponta de feltro e tinta preta, permanente e sem ácido.
5. Marcadores. Compre marcadores em azul claro, verde claro, amarelo e rosa (não use vermelho porque está muito escuro). Lápis de cor também funcionam.
6. Etiquetas para pastas de arquivos. Essas etiquetas devem ter faixas azuis, verdes, vermelhas e amarelas na parte superior e adesivo permanente na parte traseira.

Depois de montar os suprimentos, é hora de começar com as pastas de arquivos. Use pastas de arquivos coloridas diferentes para as linhagens de cada um dos seus quatro avós - em outras palavras, todas as pastas criadas para os ancestrais de um avô serão marcadas com a mesma cor. As cores selecionadas são suas, mas as seguintes opções de cores são as mais comuns:

• AZUL - antepassados ​​do seu avô paterno (pai do pai)
• VERDE - antepassados ​​de seu pai avó (mãe do pai)
• RED - antepassados ​​do seu avô materno (pai da mãe)
• AMARELO - antepassados ​​de sua avó materna (mãe da mãe)

Usando as cores descritas acima, crie uma pasta separada para cada sobrenome, escrevendo nomes na inserção da guia do arquivo suspenso com o marcador permanente preto (ou inserções de impressão na impressora). Em seguida, pendure os arquivos em ordem alfabética na caixa ou no armário de arquivos por cor (ou seja, coloque os azuis em ordem alfabética em um grupo, os verdes em outro grupo etc.).

Se você é novo na pesquisa genealógica, isso pode ser tudo o que você precisa fazer. Se você acumulou muitas anotações e fotocópias, agora é hora de subdividir. Aqui é onde você precisa escolher como deseja organizar seus arquivos. Os dois métodos mais populares, conforme discutido na página 1 deste artigo, são:

1. de Sobrenome (discriminado conforme necessário por Localidade e / ou Tipo de registro)
2. de Grupo de Casal ou Família

As instruções básicas de arquivamento são as mesmas para cada uma, a diferença está principalmente na forma como elas são organizadas. Se você ainda não tem certeza de qual método funcionará melhor para você, tente usar o método Sobrenome para um sobrenome e o método Grupo de Família para uma ou duas famílias. Veja qual deles melhor combina com você ou desenvolva sua própria combinação dos dois.

Crie uma folha de grupo familiar para cada casal listado em seu gráfico de linhagem. Em seguida, configure pastas de papel pardo para cada uma das famílias colocando um rótulo colorido na guia da pasta de arquivos. Combine a cor da etiqueta com a cor da linha da família apropriada. Em cada etiqueta, escreva os nomes do casal (usando o Nome de solteira para a esposa) e os números do seu gráfico de linhagem (a maioria dos gráficos de linhagem usa o sistema de numeração ahnentafel). Exemplo: James OWENS e Mary CRISP, 4/5. Em seguida, coloque essas pastas da família manila nas pastas suspensas para o sobrenome e a cor apropriados, organizados em ordem alfabética pelo primeiro nome do marido ou em ordem numérica pelos números do seu pedigree gráfico.

Na frente de cada pasta de papel pardo, anexe o registro do grupo familiar da família para servir como um índice. Se houver mais de um casamento, faça uma pasta separada com um registro de grupo familiar para o outro casamento. Cada pasta da família deve incluir todos os documentos e notas da época do casamento de um casal. Os documentos que pertencem a eventos anteriores ao casamento devem ser arquivados nas pastas dos pais, como certidões de nascimento e registros do censo da família.

Primeiro, classifique seus arquivos por sobrenome e crie pastas de papel pardo para cada um dos tipos de registro para os quais você tem papelada colocando uma etiqueta colorida na guia da pasta de arquivos, combinando a cor da etiqueta com a sobrenome. Em cada etiqueta, escreva o nome do sobrenome, seguido pelo tipo de registro. Exemplo: CRISP: Censo, CRISP: Registros de Terrenos. Em seguida, coloque essas pastas da família manila nas pastas suspensas para o sobrenome e a cor apropriados, organizados em ordem alfabética pelo tipo de registro.

Na frente de cada pasta de papel parda, crie e anexe um índice que indexe o conteúdo da pasta. Em seguida, adicione todos os documentos e notas que correspondam ao sobrenome e ao tipo de registro.