Organize suas fotos e arquivos de genealogia digital

Se você usa um computador em sua pesquisa genealógica - e quem não usa! - então provavelmente possui uma grande coleção de arquivos de pesquisa digital. Fotos digitais, registros do censo baixados ou vontades, documentos digitalizados, e-mails... Se você é como eu, no entanto, eles acabam espalhados em várias pastas em todo o computador, apesar dos seus melhores esforços. Isso pode realmente complicar as coisas quando você precisa localizar uma foto específica ou rastrear um email.

Como em qualquer projeto de organização, existem várias maneiras diferentes de organizar seus arquivos de genealogia digital. Comece pensando sobre como você trabalha e os tipos de arquivos que você coleta no decorrer de sua pesquisa genealógica.

Os arquivos de genealogia digital são mais fáceis de organizar se você os classificar primeiro por tipo. Passe algum tempo pesquisando nos arquivos do seu computador qualquer coisa relacionada à genealogia.

• Procure na pasta Meus Documentos (ou Documentos) e subpastas arquivos de texto, fotos, arquivos baixados e outros documentos genealógicos. Use o seu explorador de arquivos (por exemplo, Windows Explorer, Finder) para pesquisar documentos usando palavras-chave como sobrenomes, tipos de registro etc. Também estão disponíveis várias ferramentas gratuitas de busca de arquivos que oferecem recursos adicionais de busca.
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• Verifique Minhas imagens, ou outra pasta onde você armazena suas fotos, para ver fotos ou documentos digitais ou digitalizados. Você também pode pesquisar usando extensões de arquivo de imagem comuns, como .jpg, .png ou .tiff.
• Abra seu programa de software de genealogia para saber onde ele armazena seus arquivos relacionados. Eles podem estar na mesma pasta que o seu programa de software de genealogia (geralmente em Arquivos de Programas). Isso pode incluir seu arquivo de software de genealogia, bem como quaisquer relatórios que você criou ou fotos ou documentos importados para o seu programa de software.
• Se você baixou algum arquivo, ele pode estar em uma pasta de Downloads ou com nome semelhante.
• Abra seu programa de email e pesquise também emails relacionados à genealogia. Geralmente, essas tarefas são mais fáceis de organizar se você as copiar e colar em um documento de processamento de texto ou no seu software de genealogia.

Depois de localizar seus arquivos de genealogia digital, você terá várias opções. Você pode optar por deixá-los em seus locais originais e criar um log da organização para acompanhar os arquivos, ou pode copiá-los ou movê-los para um local mais central.

Se você preferir deixar seus arquivos nos locais originais no computador ou se for apenas do tipo super organizado, um registro poderá ser o caminho a seguir. Esse é um método fácil de manter, porque você realmente não precisa se preocupar sobre onde as coisas acabam no seu computador - basta fazer uma anotação. Um registro de arquivo digital ajuda a simplificar o processo de localização de uma fotografia específica, documento digitalizado ou outro arquivo genealógico.

Use o recurso de tabela no seu programa de processamento de texto ou em um programa de planilha como o Microsoft Excel para criar um log para seus arquivos de genealogia. Inclua colunas para o seguinte:

• nome do arquivo (incluindo sua extensão) e data
• localização no seu computador
• uma breve descrição do arquivo
• nomes do (s) indivíduo (s) primário (s) ou área (s) geográfica (s) no arquivo
• localização física do documento ou foto original (se aplicável).

Se você fizer backup de seus arquivos digitais em DVD, unidade USB ou outra mídia digital, inclua o nome / número e o local físico dessa mídia na coluna local do arquivo.

Se um registro de arquivo for muito difícil para você acompanhar ou não atender a todas as suas necessidades, outro método de acompanhar seus arquivos de genealogia digital é reorganizá-los fisicamente em seu computador. Se você ainda não possui uma, crie uma pasta chamada Genealogy ou Family Research para conter todos os seus arquivos genealógicos. Eu tenho o meu como uma subpasta na minha pasta Documentos (também copiada para a minha conta do Dropbox). Na pasta Genealogia, você pode criar subpastas para lugares e sobrenomes que você está pesquisando. Se você usa um sistema de arquivamento físico específico, convém seguir a mesma organização no seu computador. Se você tiver um grande número de arquivos em uma pasta específica, poderá optar por criar outro nível de subpastas organizadas por data ou tipo de documento. Por exemplo, eu tenho uma pasta para minha pesquisa OWENS. Nesta pasta, tenho uma subpasta para fotos e subpastas para cada município em que estou pesquisando esta família. Nas pastas do condado, tenho subpastas para tipos de registros, bem como uma pasta principal "Pesquisa", onde mantenho minhas anotações de pesquisa. A pasta Genealogia do seu computador também é um bom local para manter uma cópia de backup do seu software de genealogia, embora você também deva manter uma cópia de backup adicional offline.

Ao manter seus arquivos de genealogia em um local central no seu computador, você facilita a localização rápida de pesquisas importantes. Também simplifica o backup dos seus arquivos genealógicos.

Uma alternativa ao método faça você mesmo é usar um programa projetado para organizar arquivos de computador.

Clooz
Um programa da organização projetado especificamente para genealogistas, Clooz é anunciado como um "arquivo eletrônico". O software inclui modelos para inserir informações de uma variedade de documentos genealógicos padrão, como registros do censo, bem como fotos, correspondência e outros registros. Você pode importar e anexar uma cópia digital da foto ou documento original a cada modelo, se desejar. Os relatórios podem ser gerados para mostrar todos os documentos contidos no Clooz para um indivíduo ou tipo de registro específico.

Photo Album Software
Se suas fotos digitais estiverem espalhadas pelo computador e em uma coleção de DVDs ou drives, um organizador de fotos digitais como o Adobe Photoshop Elements ou o Google Fotos pode chegar ao resgate. Esses programas examinam seu disco rígido e catalogam todas as fotos encontradas lá. Alguns também podem catalogar fotos encontradas em outros computadores em rede ou unidades externas. A organização dessas imagens varia de programa para programa, mas a maioria organiza as fotos por data. Um recurso de "palavra-chave" permite adicionar "tags" às suas fotos - como sobrenome, local ou palavra-chave específica - para facilitar a localização a qualquer momento. Minhas fotos da lápide, por exemplo, são marcadas com a palavra "cemitério", mais o nome do cemitério em particular, a localização do cemitério e o sobrenome do indivíduo. Isso me dá quatro maneiras diferentes de encontrar facilmente a mesma imagem.

Um último método de organização para arquivos digitais é importá-los todos para o seu software de genealogia. Fotos e documentos digitalizados podem ser adicionados a muitos programas de árvore genealógica através de um recurso de página de recados. Alguns podem até ser anexados como fontes. E-mails e arquivos de texto podem ser copiados e colados no campo de anotações para os indivíduos aos quais pertencem. Esse sistema é bom se você tiver uma pequena árvore genealógica, mas pode ficar um pouco complicado se você tiver um grande número de documentos e fotos que se aplicam a mais de uma pessoa.

Não importa qual sistema de organização você escolher para os arquivos de genealogia do computador, o truque é usá-lo de forma consistente. Escolha um sistema e atenha-se a ele e nunca mais terá problemas para encontrar um documento. Uma última vantagem na genealogia digital - ajuda a eliminar parte da bagunça do papel!