O que é um memorando? Definição e Exemplos

Um memorando, mais conhecido como memorando, é uma mensagem curta ou registro usado para comunicação em um negócio. Uma vez que a principal forma de comunicação interna escrita, os memorandos diminuíram em uso desde a introdução do o email e outras formas de mensagens eletrônicas; no entanto, poder escrever memorandos claros certamente pode ser útil para você escrever e-mails comerciais internos, pois eles costumam ter o mesmo objetivo.

Os memorandos podem ser usados ​​para se comunicar rapidamente com um grande público algo breve, mas importante, como procedimentos alterações, aumentos de preços, adições de políticas, agendas de reuniões, lembretes para equipes ou resumos dos termos do contrato, para exemplo.

A estratega de comunicações Barbara Diggs-Brown diz que um memorando eficaz é "curto, conciso, altamente organizado e nunca atrasado. Deve antecipar e responder a todas as perguntas que um leitor possa ter. Ele nunca fornece informações desnecessárias ou confusas ".

Seja claro, seja focado, seja breve, mas completo. Tome um tom profissional e escreva como se o mundo pudesse lê-lo - isto é, não inclua nenhuma informação é muito sensível para que todos possam ver, especialmente nesta era de copiar e colar ou "clicar e frente."

Comece com o básico: a quem o artigo é endereçado, a data e a linha de assunto. Comece o corpo do memorando com um objetivo claro, indique o que você precisa que os leitores saibam e conclua com o que você precisa que os leitores façam, se necessário. Lembre-se de que os funcionários podem ler o memorando apenas após o recebimento; portanto, use parágrafos curtos, subtítulos e, sempre que possível, listas. Estes são "pontos de entrada" para os olhos, para que o leitor possa consultar facilmente a parte do memorando de que precisa.

Não esqueça de revisar. A leitura em voz alta pode ajudá-lo a encontrar palavras descartadas, repetição e frases estranhas.

Aqui está um exemplo de memorando interno de uma editora fictícia que informa os funcionários sobre as próximas mudanças de horário devido a um feriado de Ação de Graças. A produção também poderia ter enviado memorandos separados para departamentos separados, especialmente se houvesse mais detalhes necessários para cada departamento e que não pertencessem aos outros departamentos.

Para: Todos os funcionários

De: E.J. Smith, Líder de produção

1 de novembro de 2018

Assunto: Alteração do horário de impressão do Dia de Ação de Graças

A produção gostaria de lembrar a todos que o feriado de Ação de Graças afetará nossos prazos de impressão este mês. Todas as páginas impressas que normalmente saem para a impressora via UPS em uma quinta ou sexta-feira durante a semana precisam sair 3 horas da tarde. na quarta-feira, 21 de novembro.

Departamentos de vendas e editorial de anúncios

• Certifique-se de que qualquer pessoa que envie texto ou imagens para publicação não esteja de férias na semana do dia 19. Defina os prazos mais cedo para qualquer coisa vinda de fora.
• Saiba que fotógrafos internos e designers gráficos terão mais trabalho e menos tempo para fazê-lo; portanto, encaminhe seu trabalho para o departamento apropriado mais cedo do que o normal.
• Por favor, não envie trabalho "urgente" depois de 16 de novembro. Quaisquer itens de resposta rápida necessários para a semana de Ação de Graças não podem ser garantidos pelos prazos anteriores e devem passar pela mesa do agendador para aprovação antes de serem atribuídos. Chegue cedo.

Departamentos de Fotografia e Gráficos

• Todos os membros do Departamento de Arte será permitido fazer horas extras durante novembro, conforme necessário, para lidar com a crise do início da temporada de festas e dos prazos anteriores.

Agradecemos antecipadamente a todos por sua ajuda na obtenção de materiais o mais cedo possível e por sua consideração pela equipe do departamento de produção.

A seguir, um memorando fictício para marcar uma reunião com membros de uma equipe que estão retornando de uma feira comercial.

Para: Equipe da Feira

De: C.C. Jones, Supervisor de Marketing

Data: 10 de julho de 2018

Assunto: Reunião de retorno de feiras

Após o seu retorno ao trabalho, sexta-feira, 20 de julho, a partir da feira, planejemos uma reunião de almoço ao meio-dia na sala de reuniões da ala leste para ver como foi o show. Vamos planejar discutir o que funcionou bem e o que não funcionou, como:

• Número de dias de atendimento
• Quantidade e tipos de materiais de marketing fornecidos
• Exibe estande
• Como as ofertas foram recebidas
• A localização do estande e o tráfego em diferentes horários do dia
• O que despertou interesse nos transeuntes
• Níveis de pessoal do estande

Sei que quando você volta de uma feira, você tem um milhão de coisas para acompanhar, por isso manteremos a reunião em 90 minutos ou menos. Por favor, venha preparado com seus comentários e críticas construtivas sobre os aspectos de marketing do programa. O feedback dos clientes existentes e os novos clientes potenciais serão abordados em uma reunião separada com as equipes de produtos e vendas. Obrigado pelo seu trabalho na feira.

Diggs-Brown, Barbara. O Guia de Estilo PR. 3ª ed, Cengage Learning, 2012.