No escrita comercial, uma mensagem de más notícias é uma carta, memorando ou e-mail que transmite informações negativas ou desagradáveis - informações que provavelmente desapontarão, perturbarão ou até irritarão o leitor. Também é chamado demensagem indireta ou um mensagem negativa.
As mensagens de más notícias incluem rejeições (em resposta a pedidos de emprego, solicitações de promoção e similares), avaliações negativas e anúncios de alterações de políticas que não beneficiam o leitor.
Uma mensagem de más notícias começa convencionalmente com uma mensagem neutra ou positiva. amortecedor antes de introduzir as informações negativas ou desagradáveis. Essa abordagem é chamada de plano indireto.
Exemplos e observações
- "É muito, muito pior receber más notícias através da palavra escrita do que alguém simplesmente lhe dizendo, e tenho certeza que você entende o porquê. Quando alguém simplesmente conta más notícias, você as ouve uma vez, e é o fim delas. Mas quando as más notícias são anotadas, seja em uma carta ou jornal ou em seu braço, em uma caneta de feltro, toda vez que você lê, você sente como se estivesse recebendo as más notícias várias vezes. "(Lemony Snicket, Rábano: verdades amargas que você não pode evitar. HarperCollins, 2007)
Amostra: Rejeição de um Pedido de Subsídio
Em nome dos membros do Comitê de Pesquisa e Bolsas de Estudo, obrigado por enviar uma inscrição para o concurso de bolsas de pesquisa e bolsas de estudos deste ano.
Lamento informar que sua proposta de doação estava entre as que não foram aprovadas para financiamento na primavera. Com a redução nos fundos de subsídios causada por cortes no orçamento e o número recorde de solicitações, receio que muitas propostas válidas não possam ser suportadas.
Embora você não tenha recebido uma concessão este ano, acredito que continuará buscando oportunidades de financiamento interno e externo.
Parágrafo introdutório
- "O parágrafo introdutório no mensagem de más notícias deve cumprir os seguintes objetivos: (1) fornecer um buffer para amortecer as más notícias que se seguirão; (2) informar o destinatário sobre o que é a mensagem sem declarar o óbvio e (3) servir como uma transição para a discussão de razões sem revelar as más notícias ou levar o receptor a esperar boas notícia. Se esses objetivos podem ser alcançados em uma frase, essa frase pode ser o primeiro parágrafo. "(Carol M. Lehman e Debbie D Dufrene, Comunicação Empresarial15a ed. Thomson, 2008)
Parágrafo (s) do Corpo
- "Entregue as más notícias no corpo da mensagem. Afirme claramente e concisoe explique os motivos brevemente e sem emoção. Evite desculpas; eles enfraquecem sua explicação ou posição. Tente incorporar as más notícias em uma frase de apoio, e não na tópica, de um parágrafo. Além disso, tente incorporá-lo em um oração subordinada de uma sentença. O objetivo não é ocultar as más notícias, mas suavizar seu impacto. "(Stuart Carl Smith e Philip K. Piele, Liderança escolar: Manual para a excelência na aprendizagem dos alunos. Corwin Press, 2006)
Encerramento
- "O fechamento de uma mensagem contendo notícias negativas deve ser cortês e útil. O objetivo do fechamento é manter ou reconstruir o ágio. O fechamento deve ter um tom sincero. Evite fechamentos em excesso, como Se você tiver alguma dúvida, não hesite em ligar para... Ofereça ao receptor outra opção... Apresentar outra opção muda a ênfase das notícias negativas para uma solução positiva "(Thomas L. Significa, Comunicações Empresariais2ª ed. South-Western Educational, 2009)