Passos para uma reunião de família bem-sucedida

Com alguma criatividade e planejamento avançado, você pode organizar e planejar uma reunião familiar memorável sobre a qual todos falarão por anos.

Pode parecer óbvio, mas o primeiro passo para qualquer reunião de família é decidir quem é a família. De que lado da família você está convidando? Deseja incluir apenas parentes próximos ou todos os descendentes do bisavô Jones (ou outro antepassado)? Você está convidando apenas parentes diretos (pais, avós, netos) ou planeja incluir primos, primos em segundo grau ou primos em terceiro grau, removidos duas vezes? Lembre-se, cada passo atrás no árvore ancestral adiciona uma tonelada de novos participantes em potencial. Conheça seus limites.

Comece montando uma lista de membros da família, incluindo cônjuges, parceiros e filhos. Entrar em contato com pelo menos uma pessoa de cada ramo da família para ajudá-lo a rastrear as informações de contato de cada pessoa da sua lista. Certifique-se de coletar endereços de e-mail para aqueles que os possuem - isso realmente ajuda com atualizações e correspondência de última hora.

Se você planeja incluir muitas pessoas na reunião de família, considere enviar uma pesquisa (por correio e / ou email) para que as pessoas saibam que uma reunião está em andamento. Isso o ajudará a avaliar interesses e preferências e solicitar ajuda com o planejamento. Inclua datas possíveis, tipo de reunião proposto e um local geral (discutir possíveis custos no início pode desencorajar uma resposta positiva) e solicite educadamente uma resposta oportuna às suas perguntas. Adicione os nomes dos parentes interessados ​​que retornam a pesquisa à sua lista de reuniões para futuras correspondências e / ou mantenha-os atualizados sobre os planos de reunião por meio de um site de reunião de família.

A menos que seja uma reunião de cinco irmãs na casa da tia Maggie, um comitê de reunião é quase essencial para planejar uma reunião de família tranquila e bem-sucedida. Ponha alguém encarregado de cada aspecto importante da reunião - local, eventos sociais, orçamento, correspondências, manutenção de registros etc. Por que todo o trabalho você mesmo se não precisa?

Não é muita reunião se ninguém pode comparecer. Se você planeja sua reunião de família para coincidir com um marco familiar ou dia especial, férias de verão ou um feriado, ajuda a pesquisar membros da família para evitar conflitos de data e hora. Como as reuniões de família podem abranger tudo, de um churrasco à tarde a um grande caso com duração de três ou mais dias, você também precisará determinar quanto tempo planeja se reunir. Uma boa regra geral - quanto mais as pessoas tiverem que viajar para chegar ao local da reunião, mais ela deverá durar. Mais importante, lembre-se de que você não será capaz de acomodar a todos. Escolha suas datas finais com base no melhor para a maioria dos participantes.

Apontar para um local da reunião de família mais acessível e acessível para a maioria das pessoas que você deseja assistir. Se os membros da família estiverem agrupados em uma área, selecione um local de reunião próximo. Se todos estiverem espalhados, escolha um local central para ajudar a reduzir as despesas de viagem para parentes distantes.

Isso determinará a escala da comida, decorações, acomodações e atividades para a sua reunião de família. Você pode optar por fazer com que as famílias paguem por suas próprias acomodações noturnas, traga um prato coberto etc., mas a menos que você tenha outra fonte de renda, você também precisará definir uma taxa de registro por família para ajudar na decoração, atividade e localização custos.

Depois de escolher um local e definir uma data, é hora de selecionar um site para a reunião. "Ir para casa" é um grande atrativo para reuniões de família, então você pode considerar a antiga fazenda da família ou outro local histórico conectado ao passado de sua família. Dependendo do tamanho da reunião, você poderá encontrar um membro da família que seja voluntário para tê-lo em sua casa. Para reuniões maiores, parques, hotéis, restaurantes e salões comunitários são um bom ponto de partida. Se você estiver planejando uma reunião de vários dias, considere um local de resort onde as pessoas possam combinar atividades de reunião com férias em família.

Criar um tema para uma reunião de família é uma ótima maneira de interessar as pessoas e torná-las mais propensas a participar. Também torna as coisas mais divertidas quando se trata de imaginação com comida, jogos, atividades, convites e quase todos os outros aspectos da reunião. Os temas de história da família são especialmente populares, assim como as reuniões que comemoram o aniversário ou aniversário de um membro muito especial da família ou a herança cultural da família (ou seja, luau havaiano).

Alimentar um grande grupo de pessoas com gostos diferentes talvez seja uma das partes mais difíceis de planejar uma reunião. Para facilitar, selecione um menu relacionado ao seu tema, ou talvez um que celebre a herança de sua família. Organize um grupo de membros da família para preparar a comida para a reunião de família ou, se você tiver um grupo grande e seu orçamento permitir, encontre um fornecedor ou restaurante para fazer pelo menos parte do trabalho você. Um menu saboroso contribui para uma reunião de família inesquecível.

Você não precisa ocupar todo mundo o tempo todo, mas atividades planejadas e quebra-gelo em sua reunião de família fornecerá uma maneira fácil para as pessoas que não se conhecem bem passarem tempo juntos confortavelmente. Inclua atividades que agradem a todas as idades e mais conhecimento familiar do patrimônio compartilhado. Você também pode conceder prêmios por distinções especiais, como o membro mais velho da família ou a maior distância percorrida para participar.

Você tem um monte de gente, agora o que você planeja fazer com elas? Agora é hora de fazer arranjos para tendas (se houver uma reunião externa), cadeiras, decorações de estacionamento, programas, placas, camisetas, sacolas para presentes e outros requisitos para o dia da reunião. Este é o momento de consultar uma lista de verificação de reunião de família!

Embora muitos membros da família, sem dúvida, tragam suas próprias câmeras, também ajuda a fazer planos para gravar o evento geral. Se você designa um parente específico como o fotógrafo oficial da reunião ou contrata um profissional fotógrafo para tirar fotos ou vídeos, você deve preparar uma lista das pessoas e eventos que deseja gravado. Em "momentos" espontâneos, compre uma dúzia de câmeras descartáveis ​​e distribua-as para convidados voluntários. Não se esqueça de colecioná-los no final do dia!

Depois que você tiver a maioria dos seus planos, é hora de convidar os convidados por e-mail, e-mail e / ou telefone. Você deve fazer isso dessa maneira com antecedência para garantir que todos tenham tempo para colocá-lo em seu calendário. Se você estiver cobrando taxas de admissão, mencione isso no convite e defina um prazo antecipado pelo qual pelo menos uma porcentagem do ingresso é necessário preço (a menos que você seja rico o suficiente para cobrir todos os custos e espere até a reunião real de reembolso). Os ingressos comprados com antecedência também significam que as pessoas terão menos chances de cancelar no último momento! Essa também é uma boa oportunidade para pedir às pessoas, mesmo que não possam comparecer à reunião, que forneçam árvores genealógicas, fotos, colecionáveis ​​e histórias para compartilhar com outros membros da família.

Se você não quiser cobrar taxas de admissão por sua reunião, precisará planejar uma pequena captação de recursos. Mesmo que você colete admissões, a captação de recursos pode fornecer dinheiro para alguns "extras" extravagantes. Maneiras criativas de arrecadar dinheiro inclua a realização de um leilão ou sorteio na reunião ou a criação e venda de chapéus, camisetas, livros ou vídeos de reuniões da família.

Crie um programa que descreva a programação de eventos agendados para a reunião, a serem fornecidos aos membros da família quando eles chegarem à reunião. Você também pode enviar isso por e-mail ou pelo site da reunião antes da reunião. Isso ajudará a lembrar as pessoas de atividades que podem exigir que elas tragam algo com elas, como um mural de fotos ou gráfico de árvore genealógica.

O grande dia está quase chegando e agora é hora de garantir que tudo corra bem. Crie placas cativantes e fáceis de preparar para indicar aos convidados que chegam para o registro, estacionamento e locais importantes, como banheiros. Compre ou faça um livro de visitas para coletar assinaturas, endereços e outras informações importantes, além de servir como um registro permanente da reunião. Compre crachás pré-fabricados ou imprima os seus, para facilitar a mistura e a mistura entre membros não familiares da família. Os gráficos de parede da árvore genealógica são sempre um grande sucesso, pois os participantes da reunião sempre querem saber onde eles se encaixam na família. Fotos emolduradas ou pôsteres impressos de ancestrais comuns ou reuniões familiares anteriores também são populares. E, se você quiser saber o que todos pensaram de todo o planejamento de sua reunião, imprima alguns formulários de avaliação para que as pessoas preencham quando saírem.

Designe um voluntário ou voluntários para criar e enviar um boletim pós-reunião com histórias, fotos e notícias da reunião. Se você coletou informações da família, envie uma atualização gráfico genealógico também. Essa é uma ótima maneira de deixar as pessoas empolgadas com a próxima reunião, além de incluir membros da família menos afortunados que não puderam participar.