Uma carta de reclamação é uma persuasivocarta enviado por um cliente a uma empresa ou agência para identificar um problema com um produto ou serviço e também pode ser chamado de carta de reclamação.
Normalmente, uma carta de reclamação é aberta (e às vezes fecha) com uma solicitação de ajustes, como reembolso, substituição ou pagamento de indenização, embora um parágrafo de abertura cordial sobre a transação ou produto possa ser preferido.
Como método de escrita comercial, as cartas de reclamação são enviadas como uma forma de comunicação juridicamente vinculativa que pode servir como prova se uma reclamação for levada ao tribunal. Na maioria dos casos, as comparências judiciais não são necessárias porque o destinatário da empresa geralmente redige uma resposta na forma de um carta de ajuste, que resolve a reivindicação.
Principais elementos de uma carta de reclamação
A maioria dos profissionais e acadêmicos de negócios concorda que uma carta de reclamação básica deve incluir quatro elementos principais: uma explicação clara da reclamação, uma explicação de que conflito isso causou ou as perdas sofridas por causa disso, um apelo à honestidade e justiça e uma declaração do que você consideraria um ajuste justo Retorna.
A precisão da explicação é essencial para que a reivindicação seja resolvida de maneira rápida e eficaz; portanto, um redator de declarações deve fornecer o máximo de detalhes sobre a defeito de um produto ou a falha no serviço recebido, incluindo data e hora, o valor é o número de custo e recebimento ou pedido e qualquer outro detalhe que ajude a definir exatamente o que foi errado.
A inconveniência que essa falha causou e um apelo à humanidade e à compaixão do leitor são igualmente importantes para conseguir o que o escritor deseja. Isso fornece ao leitor motivação para agir imediatamente sob solicitação do escritor, a fim de corrigir a situação e manter o cliente como cliente.
Como R.C. Krishna Mohan escreve em "Correspondência comercial e elaboração de relatórios" que, a fim de "garantir uma resposta satisfatória, normalmente uma carta de reclamação é escrita ao chefe da unidade ou ao departamento responsável pela erro."
Dicas para uma carta eficaz
O tom da carta deve ser mantido em pelo menos um nível casual de negócios, se não formal de negócios, para manter um profissionalismo na solicitação. Além disso, o escritor deve escrever a reclamação com o pressuposto de que o pedido será concedido após o recebimento.
EU. Sue Baugh, Maridell Fryar e David A. Thomas escreve em "Como escrever correspondência comercial de primeira classe" que você deve "fazer sua reivindicação com precisão e tato". e que é melhor "evitar ameaças, acusações ou dicas veladas sobre o que você fará se o problema não for resolvido prontamente."
A bondade percorre um longo caminho no mundo do atendimento ao cliente, por isso é melhor apelar para a humanidade do destinatário, declarar como o problema o afetou pessoalmente, em vez de ameaçar boicotar a empresa ou caluniar sua nome. Acidentes acontecem e erros são cometidos - não há razão para não sermos civis.