Um relatório é um documento que apresenta informações em um formato organizado para um determinado público e objetivo. Apesar resumos dos relatórios podem ser entregues oralmente, os relatórios completos são quase sempre na forma de documentos escritos.
Em "Relatórios comerciais contemporâneos", Kuiper e Clippinger definem relatórios comerciais como "apresentações organizadas e objetivas de observações, experiências ou fatos usados no processo de tomada de decisão".
Sharma e Mohan definem um relatório técnico como "uma declaração escrita dos fatos de uma situação, projeto, processo ou teste; como esses fatos foram apurados; seu significado; as conclusões que foram tiradas deles; e [em alguns casos] as recomendações que estão sendo feitas "em" Correspondência comercial e elaboração de relatórios ".
Tipos de relatórios incluem memorandos, minutos, relatórios de laboratório, relatórios de livros, relatórios de progresso, relatórios de justificativa, relatórios de conformidade, relatórios anuais e políticas e procedimentos.
Observações
H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke e Mary John O'Hair, "Comunicação Empresarial: Uma Estrutura para o Sucesso"
"Os relatórios podem cumprir quatro funções diferentes, e algumas vezes relacionadas. Eles podem ser usados como controles para garantir que todos os departamentos estejam funcionando corretamente, para fornecer informações, fornecer uma análise e convencer os outros a agir ".
Características dos relatórios efetivos
Shirley Kuiper e Dorinda Clippinger, "Relatórios Comerciais Contemporâneos"
"Relatórios eficazes são entendidos pelo leitor como o escritor pretendeu e influenciam o leitor a agir como o escritor desejar. É mais provável que os objetivos do escritor sejam alcançados se corresponderem às necessidades e objetivos do leitor. Um relatório eficaz é compreensivo, preciso, completo, concisoe Claro. Acima de tudo, um relatório eficaz apresenta informações de forma ética ".
Warren Buffet sobre a comunicação com um público
Warren Buffet, Prefácio a "Um manual de inglês simples"
"Uma dica não original, mas útil: escreva com uma pessoa específica em mente. Ao escrever o relatório anual da Berkshire Hathaway, finjo que estou conversando com minhas irmãs. Não tenho dificuldade em imaginá-los: apesar de altamente inteligentes, eles não são especialistas em contabilidade ou finanças. Eles vão entender inglês simples, mas jargão pode confundi-los. Meu objetivo é simplesmente dar a eles as informações que gostaria que elas me fornecessem se nossas posições fossem revertidas. Para ter sucesso, não preciso ser Shakespeare; Devo, no entanto, ter um desejo sincero de informar. "
Relatórios longos e curtos
John M. Lannon, "Comunicação técnica"
"No mundo profissional, os tomadores de decisão confiam em dois tipos amplos de relatórios: alguns relatórios se concentram principalmente em em formação ("o que estamos fazendo agora", "o que fizemos no mês passado", "o que nossa pesquisa de clientes encontrou", "o que aconteceu na reunião do departamento"). Além de fornecer apenas informações, muitos relatórios também incluem análise ('o que essas informações significam para nós', 'quais cursos de ação devem ser considerados', 'o que recomendamos e por que').
"Para cada relatório longo (formal), inúmeros relatórios curtos (informais) levam a decisões informadas sobre assuntos tão diversas quanto as cadeiras de escritório mais confortáveis para comprar e contratar o melhor recruta para a gerência Treinamento. Diferentemente dos relatórios longos, a maioria dos relatórios curtos não requer planejamento estendido, são preparados rapidamente, contêm pouco ou nenhuma informação de plano de fundo e não tem assunto de frente ou de fim (página de título, sumário, glossário, etc). Mas apesar de sua concisão, breves relatórios fornecem as informações e análises de que os leitores precisam ".
Fontes
Kuiper, Shirley. "Relatórios empresariais contemporâneos". Dorinda Clippinger, 5ª Edição, Cengage Learning, 6 de fevereiro de 2012.
Lannon, John M. "Comunicação técnica". Laura J. Gurak, 14a edição, Pearson, 14 de janeiro de 2017.
Escritório de Educação e Assistência ao Investidor. "Um manual simples de inglês." US Securities and Exchange Commission, agosto de 1998, Washington, D.C.
O'Hair, Dan. "Comunicação empresarial: uma estrutura para o sucesso". James S. O'Rourke, Mary John O'Hair, 1ª Edição, Cengage Learning, 7 de abril de 2000.
Sharma. "Correspondência comercial e elaboração de relatórios". 5a Edição, Mc Graw Hill India, 1 de julho de 2017.