Como formatar e escrever uma carta comercial simples

As pessoas escrevem cartas comerciais e e-mails por vários motivos, como solicitação de informações, realização de transações, garantia de emprego e assim por diante. A correspondência comercial eficaz deve ser clara e concisa, respeitosa no tom e formatada adequadamente. Ao dividir uma carta comercial em seus componentes básicos, você pode aprender a se comunicar de maneira eficaz e melhorar suas habilidades como escritor.

Uma carta comercial típica contém três seções, uma introdução, um corpo e uma conclusão.

1. A introdução: A introdução indica a quem o escritor está se dirigindo. Se você está escrevendo para alguém que não conhece ou que conheceu apenas brevemente, a introdução também pode ser um breve motivo para você estar escrevendo. Normalmente, a introdução tem apenas uma ou duas frases.
2. O corpo: O corpo das letras é onde você indica sua empresa. Esta seção pode ter apenas algumas frases ou vários parágrafos. Tudo depende do grau de detalhe necessário para descrever o assunto em questão.
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3. A conclusão: A conclusão é a seção final em que você solicitará ações futuras. Pode ser uma oportunidade de conversar pessoalmente, solicitar informações adicionais ou realizar uma transação. Como a introdução, esta seção não deve ter mais que uma ou duas frases e deve deixar claro o que você gostaria da pessoa que estava lendo sua carta.

O tom da introdução depende do seu relacionamento com o destinatário da carta. Se você estiver se dirigindo a um amigo próximo ou a um colega de negócios, é aceitável o uso do primeiro nome. Mas se você estiver escrevendo para alguém que não conhece, é melhor abordá-lo formalmente na saudação. Se você não souber o nome da pessoa para quem está escrevendo, use o título ou uma forma geral de endereço.

Alguns exemplos:

• Caro diretor de pessoal
• Querido senhor ou senhora
• Prezado Dr., Sr., Sra. Sra. (Sobrenome)
• Caro Frank (use-o se a pessoa for um contato comercial próximo ou amigo)

Escrever para uma pessoa específica é sempre preferido. De um modo geral, use o Sr. ao abordar homens e mulheres para mulheres na saudação. Use apenas o título de médico para aqueles na profissão médica. Embora você sempre deva iniciar uma carta comercial com a palavra "Caro", isso é uma opção para e-mails comerciais, que são menos formais.

Se você estiver escrevendo para alguém que não conhece ou que conheceu apenas de passagem, siga a saudação, fornecendo algum contexto para o motivo de entrar em contato com essa pessoa.

Alguns exemplos:

• Com referência ao seu anúncio no Times ...
• Estou acompanhando nosso telefonema ontem.
• Obrigado por sua carta de 5 de março.

A maioria das cartas comerciais está contida no corpo. É aqui que o escritor declara o motivo da correspondência. Por exemplo:

• Eu estou escrevendo para investigar sobre a posição publicada no The Daily Mail.
• Estou escrevendo para confirmar os detalhes da remessa no pedido nº 2346.
• Estou escrevendo para me desculpar pelas dificuldades que você teve na semana passada em nossa filial.

Depois de ter declarado o motivo geral para escrever sua carta comercial, use o corpo para fornecer detalhes adicionais. Por exemplo, você pode enviar documentos importantes para o cliente assinar, pedir desculpas a um cliente por mau serviço, solicitando informações de uma fonte ou algum outro motivo. Seja qual for o motivo, lembre-se de usar uma linguagem cortês e educada.

Por exemplo:

• Ficaria muito grato em encontrá-lo na próxima semana.
• Você teria tempo para uma encontro semana que vem?
• Eu ficaria encantado em fazer uma visita a nossas instalações no próximo mês.
• Infelizmente, teremos que adiar a reunião até 1º de junho.
• Em anexo, você encontrará uma cópia do contrato. Por favor assine onde indicado.

É habitual incluir algumas considerações finais após você ter declarado seus negócios no corpo da carta. Esta é a sua oportunidade de reforçar seu relacionamento com o destinatário e deve ser apenas uma frase.

• Entre em contato novamente se pudermos ajudar de alguma forma.
• Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para me ligar.
• Você também pode usar o fechamento para solicitar ou oferecer contato futuro com o leitor.
• Estou ansioso para ouvir de você em breve.
• Entre em contato com meu assistente para agendar uma consulta.

A última coisa que todas as cartas comerciais precisam é de uma saudação, na qual você se despede do leitor. Como na introdução, como você escreve o saudação dependerá do seu relacionamento com o destinatário.

Para clientes com os quais você não está em primeiro nome, use:

• Atenciosamente (se você não souber o nome da pessoa para quem está escrevendo)
• Atenciosamente, (se você souber o nome da pessoa para quem está escrevendo.

Se você usa o primeiro nome, use:

• Muitas felicidades (se você é conhecido)
• Atenciosamente ou Atenciosamente (se a pessoa for um amigo ou contato próximo)

Carta comercial de exemplo