O objetivo das cartas de reconhecimento é fornecer prova de que você recebeu documentos específicos ou um tipo específico de solicitação. As cartas de reconhecimento são frequentemente usadas para qualquer coisa envolvida em um processo legal.
Elementos da carta
Como em qualquer correspondência comercial ou profissional, você deve começar sua carta com alguns elementos específicos e esperados:
- Seu nome, endereço e a data no canto superior direito
- O nome da pessoa a quem você está endereçando a carta no canto superior esquerdo na linha abaixo do seu endereço
- O nome da empresa (se apropriado)
- O endereço da empresa ou indivíduo
- Uma linha de assunto que declare brevemente o objetivo da carta em negrito (como "Caso legal nº 24")
- Uma saudação de abertura, como "Caro Sr. Smith"
Quando você estiver iniciando a carta de reconhecimento, comece com uma breve frase afirmando que esta é, de fato, uma carta de reconhecimento. Algumas frases que você pode usar incluem:
- Por meio deste, confirmo o recebimento dos seguintes documentos ...
- Estou confirmando o recebimento de ...
- Garantiremos que a pessoa responsável receba esses materiais imediatamente após retornar ao escritório.
O restante da carta deve incluir o texto do corpo, onde você explica em um ou dois parágrafos o que você reconhece especificamente. No final do corpo da carta, você pode oferecer sua ajuda, se necessário, como: "Se eu puder ajudar mais, não hesite em entrar em contato comigo. "Encerre a carta com um fechamento padrão, como:" Atenciosamente, Sr. Joe Smith, XX Empresa."
Carta de exemplo
Pode ser útil visualizar um modelo de carta de amostra. Sinta-se livre para copiar o formato abaixo para sua carta de agradecimento. Embora não seja impresso como tal neste artigo, observe que geralmente você deve fazer seu endereço e a data corretos.
Joseph Smith
Acme Trading Company
5555 S. Rua principal
Em qualquer lugar, Califórnia 90001
25 de março de 2018
Ré:Caso Legal No. 24
Caro ______:
Como o Sr. Doug Jones está ausente do cargo pelas próximas duas semanas, confirmo o recebimento da sua carta de 20 de março de 2018. Isso será trazido à sua atenção imediatamente após seu retorno.
Se eu puder ser de alguma ajuda durante a ausência do Sr. Jones, não hesite em ligar.
Com os melhores cumprimentos,
Joseph Smith
Assine a carta sob o fechamento "Atenciosamente", logo acima do seu nome.
outras considerações
A carta de reconhecimento fornece a documentação de que você recebeu a carta, pedido ou reclamação da outra parte. Se o assunto se tornar um desacordo legal ou comercial, sua carta de reconhecimento mostra a prova de que você respondeu à solicitação da outra parte.
Se você não estiver familiarizado com o estilo das cartas comerciais, reserve um tempo para aprender o formato básico para escrever cartas comerciaise revise o diferentes tipos de cartas comerciais. Isso o ajudará a refinar suas habilidades para fins comerciais específicos, como fazendo perguntas, ajustando reivindicaçõese escrita cartas de apresentação.